Лицензии, поверки, СОУТ, медосмотры, страховки, продления договоров и отчётные даты живут в одном реестре: система сама считает следующую дату, напоминает ответственному заранее — с поправкой на срок подготовки — и поднимает до руководителя тех, кто молчит.
Обязательные сроки живут не в переписке, а в реестре — и напоминают о себе сами.
Сводка обязательств, у которых открылось окно подготовки: что делать, кто ответственный, сколько запаса. Только те, где пора действовать, — а не весь годовой список каждое утро.
Ответственный получает не «не забудь», а конкретную задачу: что оформить, куда обратиться, какой документ приложить в подтверждение и до какого числа.
Второе и третье напоминание идут по лестнице, дальше обязательство поднимается к руководителю. Молчание — это событие, а не тишина в переписке.
Скан, номер, дата — подшиваются в дело обязательства, статус закрывается, следующая дата ставится автоматически по правилу периодичности. Через год всё повторится само.
Что закрыто, что в работе, что под риском и во сколько обходится риск. Отдельно — обязательства без ответственного: самая частая дыра в любом реестре.
«Когда истекает лицензия?», «Кто отвечает за поверку?», «Что мы закрыли в прошлом квартале?» — ответ из реестра, со ссылкой на подтверждающий документ.
Четыре роли и оркестратор, который знает состав ваших обязательств: вид деятельности, парк оборудования, штат, площадки.
Держит картину обязательств целиком, отвечает на любой вопрос о сроках и приносит риски заранее. Знает вашу специфику: направления деятельности, оборудование, лицензии, ответственных по каждому участку.
Ведёт карточку каждого обязательства: основание, периодичность, срок подготовки, ответственный, цена пропуска. Новое обязательство заводится один раз — дальше живёт само.
Каждый день сверяет реестр с календарём, открывает окна подготовки, напоминает и эскалирует. Работает по расписанию, даже когда в чате неделю тишина.
Принимает документы об исполнении, подшивает в дело, закрывает статус и ставит следующую дату. Без документа обязательство остаётся открытым.
Отслеживает изменения в официальных источниках по вашему перечню обязательств и приносит расхождения на проверку человеку — как повод свериться со специалистом, а не как готовое решение.
Пропущенный срок — это всегда отказ памяти, а не отказ знаний. Поэтому система держится на состоянии и арифметике дат, а не на подсказках модели.
Следующая дата выводится скриптом из правила периодичности: календарный сдвиг, перенос с выходных и праздников, привязка к событию (дата выдачи, дата приёма на работу, дата предыдущей поверки). LLM объясняет срок, но никогда его не вычисляет — арифметика дат детерминирована.
Каждое обязательство — карточка со статусом: запланировано → окно открыто → напомнено → в работе → исполнено → подтверждено. Самодельный бот на промптах так не может в принципе: у него нет состояния между сообщениями, он помнит только текущий диалог.
У поверки, СОУТ, медосмотра и продления разрешения подготовка занимает недели: запись, очередь, оплата, выезд специалиста. Срок подготовки хранится по каждому типу и уточняется по фактам ваших прошлых исполнений — окно открывается тогда, когда ещё реально успеть.
Регулярное задание проходит по реестру ежедневно — независимо от того, вспомнил о нём кто-нибудь или нет. Повторы дедуплицируются, частота напоминаний ограничена: одно обязательство не превращается в поток одинаковых сообщений.
Ответ «сделали» переводит задачу в работу, но не закрывает её. Статус «подтверждено» ставится по приложенному документу с номером и датой — и остаётся аудит-трейл: кто, когда, чем закрыл. При проверке это единственное, что имеет вес.
Агент готовит пакеты, черновики уведомлений и напоминания, но не подаёт отчётность, не подписывает документы и не платит пошлины. Доступы к источникам — только на чтение. Действие с юридическими последствиями всегда совершает человек.
Инженерный подход — проектировать отказы заранее, а не разбирать их постфактум. Нештатные сценарии этой системы и её реакции:
Ответственный молчит или уволился
Лестница эскалации доводит обязательство до руководителя, задача выносится в срез «без ответственного» и не считается закрытой, пока не назначен новый.
Требование изменилось — дата другая
Расхождение выносится вам на подтверждение; правило пересчёта меняется только вашим решением, автоматической переписи дат нет.
Пятнадцать сроков сходятся в одну неделю
Приоритизация по цене пропуска и длине подготовки: сначала то, что дольше готовить и дороже пропустить, — с планом на неделю, а не с общим списком.
Перезапуск системы
Реестр обязательств, статусы, история напоминаний и подшитые подтверждения персистентны — восстановление без потери единой карточки.
Как это выглядит в переписке.
Базовая комплектация полностью покрывается услугой «под ключ» тарифа «Про». Расширения обсуждаем отдельно после запуска.
Права «не может» — не ограничения тарифа, а архитектурные границы безопасности. Они не отключаются ни настройкой, ни просьбой.
Не «сделаем как-нибудь за пару недель», а проектный план по публичной оферте — с прогоном и формальной приёмкой.
Интервью о ваших процессах, сбор материалов и доступов. Вы рассказываете — формализуем мы.
Карта агентов, контуры, регламенты, форматы. До 3 правок — пока не совпадёт с ожиданиями.
Агенты, интеграции, детерминированные контуры, расписания — по согласованному ТЗ.
Память агентов, базы, шаблоны документов, правила — всё под вашу специфику.
Каждый сценарий ТЗ прогоняется на реальных данных по чек-листу приёмки — до показа вам.
Демонстрация, до 2 правок, обучение работе с агентом — и система уходит в бой.
Подставьте свои цифры — получите консервативную оценку. Это ориентир для решения, а не оферта.
Настройка «под ключ» входит в тариф «Про». Пришлите, что у вас есть по срокам — хоть табличку, хоть папку со сканами лицензий и полисов: реестр и правила соберём мы.
Получить реализацию за 14 990 ₽/годНикаких доступов к госпорталам и вашим кабинетам не требуется. Реестр наполняется из ваших документов (сканы, выгрузки, ваша табличка), напоминания идут в мессенджер и на почту. Всё, что связано с подачей и подписью, остаётся у людей — у системы такой возможности нет архитектурно.
Перечень собирается на внедрении из ваших документов и вашей практики, а затем утверждается вами (и, при желании, вашим юристом или бухгалтером). Система не изобретает обязательства сама: она ведёт тот перечень, который вы подтвердили, и сообщает, если по источникам что-то расходится.
Календарь напомнит в дату — и промолчит, если никто не отреагировал. Здесь у каждого обязательства есть ответственный, статус, срок подготовки, лестница эскалации и требование подтверждающего документа. Разница видна ровно в тот момент, когда ответственный забыл или уволился.
Она не заменяет их, а снимает то, что люди делают хуже всего: помнить десятки редких дат и дожимать друг друга. Специалисты принимают решения, система гарантирует, что решение потребуется вовремя, а не задним числом.
Наблюдатель приносит расхождение вам, а не переписывает правило молча. Дата в реестре меняется только после вашего подтверждения — при этом старое обязательство никуда не исчезает и остаётся под контролем до закрытия.
План адаптации по дням, материалы и проверки усвоения, чек-лист доступов, чек-поинты руководителю и сигнал «новичок буксует».
Реестр «оплата ↔ акт/УПД», разбор входящих из почты и ЭДО, дожим контрагентов по эскалации, контроль подписей и оригиналов, приоритеты к закрытию квартала.
Проверка договоров по чек-листам рисков, реестр сроков, черновики претензий и проверка контрагентов.