Каждая оплата связана с документом или с пробелом, а каждый пробел — с контрагентом, которому уже написали. Реестр, лестница напоминаний и режим закрытия квартала работают сами; до вас доходят только те, с кем переписка исчерпана.
Сбор документов перестаёт быть авралом последней недели: реестр пополняется сам каждый день, а до вас доходят только те пробелы, где переписка уже не помогает.
Почта, выгрузка ЭДО, сканы и фотографии из чатов: тип документа, контрагент, номер, дата, сумма — в реестр. Что не читается или пришло без реквизитов — уходит на ручное подтверждение, а не записывается «примерно».
Каждая оплата и каждая отгрузка связана либо с документом, либо с пробелом. Наверх идут только пробелы — с суммой, возрастом и тем, кто за них отвечает у контрагента.
Первое напоминание вежливое, третье — со ссылкой на пункт договора и сроком. Кто ответил — из очереди выходит, кто молчит — поднимается на ступень выше, вплоть до руководителя.
Что подписано с двух сторон, что висит неподписанным в ЭДО, каких оригиналов нет в папке. Комплектность — это статус в реестре, а не ощущение «вроде всё собрали».
План на оставшиеся дни: что успевает, что нет, кого дожимать первым. Приоритет считается по сумме и остатку срока, а не выбирается на глаз в последний вечер.
«Что не закрыто по Ромашке?», «где акт за июнь?», «покажи всё старше 45 дней» — ответ с раскрытием до конкретной оплаты и до последнего письма, за секунды.
Главный агент руководит специализированными суб-агентами. У каждого — своя роль, свои инструкции и своя зона ответственности.
Ведёт документооборот целиком и отвечает на любой вопрос о комплектности. Знает вашу специфику: кто из контрагентов вечно тянет, у кого документы идут только почтой, какие суммы требуют оригинала, когда у вас закрывается период.
Разбирает поток из почты, ЭДО-выгрузок и чатов: определяет тип документа и реквизиты, схлопывает дубли, кладёт в реестр. Спорное не угадывает — выносит на подтверждение.
Связывает оплаты и отгрузки с документами по формальным правилам, ведёт статусы и возраст пробелов. Источник цифры «не закрыто на 1 240 тыс. ₽».
Ведёт лестницу напоминаний контрагентам: тон, интервалы, эскалация. Помнит, кому и когда писали, и никогда не пишет одному и тому же дважды за день.
Следит за подписанием с двух сторон, наличием оригиналов и раскладкой файлов по контрагентам и периодам. Готовит комплект, если документы кто-то запросит.
Документы теряются не потому, что их сложно найти, а потому, что никто не помнит про все 27 пробелов одновременно. Здесь помнит система.
Платежи, отгрузки и документы сводятся скриптом по формальным признакам: ИНН, номер и дата договора, сумма с допуском на копейки и частичные оплаты, период. Решение «сошлось / не сошлось» принимает код, а не нейросеть — LLM только объясняет расхождение и пишет письма.
Каждая пара «деньги ↔ документ» живёт в реестре со статусом: ждём → скан получен → подписан с двух сторон → оригинал в архиве. Статус меняется событием, а не мнением, и вся история переходов сохраняется — видно, когда и почему пробел закрылся.
Из общей почты и выгрузок ЭДО скрипт отбирает только похожее на закрывающие: нужные форматы вложений, знакомые ИНН, суммы из реестра ожиданий. Агент читает десятки писем, а не тысячи — отсюда и скорость разбора, и предсказуемая стоимость работы.
Акт приходит почтой, дублируется в ЭДО и прилетает фотографией в мессенджер. Дедупликация идёт по реквизитам и хешу файла: в реестре остаётся одна запись со списком источников. Без этого получается классическое «собрали 27 из 20».
Напоминания идут по расписанию: тон нарастает, интервал выдержан, одному и тому же человеку — не чаще раза в N дней и не в выходные. Самодельный бот на промптах так не может: у него нет состояния между сообщениями — он не помнит, кому и когда уже писал, и либо молчит, либо заваливает контрагента дублями.
Агент готовит письма, запросы и претензии, но отправка проходит через ваше подтверждение, а подписание документов и действия в ЭДО от имени компании закрыты архитектурно. Первую неделю согласуется каждое исходящее, дальше — по утверждённому вами шаблону.
Инженерный подход — проектировать отказы заранее, а не разбирать их постфактум. Нештатные сценарии этой системы и её реакции:
Выгрузка ЭДО или почтовый ящик перестали обновляться
Источник помечается как «не обновлялся N дней», пробелы по нему не считаются закрытыми — «всё собрано» на неполных данных не показывается никогда.
Скан нечитаемый или в документе не хватает реквизитов
Запись не встаёт в реестр автоматически, а уходит в очередь ручного подтверждения с указанием, какого именно реквизита не хватило.
Контрагент молчит на всю лестницу напоминаний
После последнего шага дожим останавливается и вопрос переходит к вам — с историей переписки, суммой, сроком просрочки и пунктом договора. В пустоту система не пишет бесконечно.
Перезапуск системы
Реестр, статусы, история переписки и счётчики напоминаний персистентны: дожим продолжается с того шага, на котором остановился, а не с первого письма.
Форматы сообщений — сокращены для примера. Ваши будут настроены под ваши задачи и ваш стиль.
Базовая комплектация полностью покрывается услугой «под ключ» тарифа «Про». Расширения обсуждаем отдельно после запуска.
Права «не может» — не ограничения тарифа, а архитектурные границы безопасности. Они не отключаются ни настройкой, ни просьбой.
Не «сделаем как-нибудь за пару недель», а проектный план по публичной оферте — с прогоном и формальной приёмкой.
Интервью о ваших процессах, сбор материалов и доступов. Вы рассказываете — формализуем мы.
Карта агентов, контуры, регламенты, форматы. До 3 правок — пока не совпадёт с ожиданиями.
Агенты, интеграции, детерминированные контуры, расписания — по согласованному ТЗ.
Память агентов, базы, шаблоны документов, правила — всё под вашу специфику.
Каждый сценарий ТЗ прогоняется на реальных данных по чек-листу приёмки — до показа вам.
Демонстрация, до 2 правок, обучение работе с агентом — и система уходит в бой.
Подставьте свои цифры — получите консервативную оценку. Это ориентир для решения, а не оферта.
Настройка «под ключ» входит в тариф «Про». Пришлите выгрузку оплат за последний квартал и список контрагентов — реестр, правила сопоставления и шаблоны писем соберём мы.
Получить реализацию за 14 990 ₽/годНет. В базовой комплектации он работает с выгрузками и почтой: вы (или регулярная выгрузка) отдаёте реестр оплат, агент разбирает входящие письма и файлы. Подписывать документы и совершать действия в ЭДО от имени компании он не может — это граница системы, а не настройка. Все данные лежат внутри вашего изолированного контейнера, доступ к которому есть только у вас.
Бухгалтер и так знает, каких документов не хватает. Дожим — вот что съедает часы: написать, вспомнить через неделю, написать снова, найти прошлую переписку. Агент берёт на себя именно это: помнит про каждого, пишет по расписанию, ведёт историю. Учёт, отчётность и решения остаются за бухгалтером.
Они получают обычные деловые письма с вашего адреса. Первую неделю каждое исходящее согласуется с вами. Нестандартные ответы — «отправили почтой», «спорим по сумме», «пришлите акт сверки» — агент не разруливает сам, а эскалирует вам вместе с историей переписки.
Это норма, и механика рассчитана именно на неё: все каналы сводятся в один реестр, дубли схлопываются по реквизитам и хешу файла. Бумажные оригиналы отмечаются вручную одной строкой «оригинал в папке» — это единственный шаг, который автоматизировать нечем.
Нет, соседняя задача. Сверка сводит деньги с деньгами — сколько банк или площадка вам перечислили. Здесь сводятся деньги с документами: за что заплачено и есть ли на это бумага. Системы хорошо дополняют друг друга, но живут в разных реестрах и настраиваются отдельно.
Проверка договоров по чек-листам рисков, реестр сроков, черновики претензий и проверка контрагентов.
Запросы и сравнение КП поставщиков, история цен, рейтинг надёжности и контроль сроков поставок.
Счета и акты по одному сообщению, напоминания о налогах и взносах, сверка выписки и учёт доходов.