Сотрудник присылает чек фотографией — и он уже разнесён по статье, проверен по вашим лимитам и учтён в остатке. Команда агентов ведёт реестр подотчётных сумм, напоминает о сроках до их истечения и собирает готовый пакет бухгалтеру.
Подотчёт перестаёт быть авралом последнего дня: он закрывается по ходу месяца, по чеку за раз.
Сотрудник присылает фото чека или PDF-квитанцию прямо в мессенджер. Реквизиты распознаются — продавец, дата, сумма, НДС, фискальные признаки, — строка попадает в реестр, сотрудник получает подтверждение с суммой и статьёй.
Каждая трата сверяется с регламентом: лимит по категории, класс поездки, норма суточных, право сотрудника на этот вид расходов. Всё, что вне рамок, выносится отдельным списком — с указанием пункта, который нарушен.
Сколько выдано, сколько подтверждено чеками, сколько возвращено — по каждому сотруднику, с разбивкой по возрасту долга. Зависшие суммы видно на второй неделе, а не через полгода.
За несколько дней до истечения срока отчёта — вежливое напоминание сотруднику с перечнем недостающих чеков. После дедлайна — эскалация руководителю с суммой и возрастом долга.
Авансовые отчёты по сотрудникам, реестр чеков с разносом по статьям, список спорных трат и суммы к возмещению или удержанию. Бухгалтер получает собранное, а не коробку с бумажками.
«Сколько на руках у Петрова?», «покажи все траты на такси за месяц», «когда истекает срок по июльской командировке» — отвечает в диалоге, с раскрытием до конкретного чека.
Пять ролей, каждая со своей зоной ответственности: приём, проверка, учёт, сроки и сборка пакета.
Держит картину целиком и отвечает на любой вопрос о подотчётных суммах. Знает вашу специфику: кто и на что имеет право, какие траты у вас типичны, где регламент строгий, а где допускает исключения.
Распознаёт фото чеков, квитанции, электронные чеки и посадочные талоны. Нечитаемое не додумывает — переспрашивает сотрудника конкретно: «не видно сумму, продиктуйте».
Сверяет каждую трату с вашим регламентом и отмечает превышения со ссылкой на правило. Решения о списании не принимает — только показывает, что именно вышло за рамки.
Ведёт остаток по каждому подотчётному лицу, возраст задолженности, историю выдач, чеков и возвратов. Любая цифра раскрывается до конкретных операций.
Считает сроки сдачи отчётов по вашему регламенту и ведёт лестницу напоминаний — от мягкого до эскалации руководителю.
Подотчёт разваливается на трёх вещах: чеки теряются, правила живут в голове у бухгалтера, а один и тот же чек можно сдать дважды. Все три закрыты механикой, а не старанием.
Остаток по сотруднику — это выдано минус подтверждено чеками минус возвращено; суточные считаются по календарю поездки и вашей норме. Формулы исполняет скрипт, LLM в арифметике не участвует вообще: она объясняет цифру, но не производит её.
У каждого чека берётся отпечаток из фискальных реквизитов, суммы и даты — это уникальный ключ реестра. Повтор не попадает в отчёт, а выносится вам. Самодельный бот на промптах так не может в принципе: модель не помнит, что видела этот чек в прошлом месяце, а реестр помнит всегда.
Лимиты, категории, нормы суточных и права сотрудников оцифрованы в структуру и проверяются сравнением. Правило меняется в одном месте и действует со следующего чека — одинаково для всех и без «а в прошлый раз пропустили».
Сначала распознавание и формальные проверки — дата, сумма, дубль, лимит. К модели попадают только спорные случаи: непонятная категория, нечитаемое поле, трата на грани регламента. Это 10–15% потока, остальное проходит детерминированно и мгновенно.
Реестр задолженности разбит по возрасту — до 30 дней, 30–60, старше 60, — и у каждой корзины свой сценарий действий. Именно возраст, а не сумма, отличает рабочую выдачу от зависшей.
Агент готовит реестр к возмещению, авансовые отчёты и заявки на выдачу — но не выдаёт средства, не проводит переводы и не утверждает отчёт. Это архитектурная граница, а не настройка, которую можно ослабить.
Инженерный подход — проектировать отказы заранее, а не разбирать их постфактум. Нештатные сценарии этой системы и её реакции:
Чек сфотографирован криво, выцвел или обрезан
Поля с низкой уверенностью распознавания помечаются, сотруднику уходит точечный вопрос — «не видно сумму». Непроверенная строка в реестр не попадает.
Один и тот же чек сдан повторно — случайно или намеренно
Отпечаток чека сверяется со всей историей реестра, а не с памятью диалога: дубль отбивается и выносится вам с указанием, когда он был сдан впервые.
Сотрудник молчит и не сдаёт отчёт неделями
Лестница напоминаний по срокам вашего регламента, затем эскалация руководителю с суммой и возрастом долга. Сумма не теряется из виду ни на день.
Перезапуск системы посреди периода
Реестр выдач, чеков, остатков, статусов и отпечатков персистентен — восстановление без потери единой строки и без повторных напоминаний.
Три типовых сообщения — так это выглядит в рабочем чате.
Базовая комплектация полностью покрывается услугой «под ключ» тарифа «Про». Расширения обсуждаем отдельно после запуска.
Права «не может» — не ограничения тарифа, а архитектурные границы безопасности. Они не отключаются ни настройкой, ни просьбой.
Не «сделаем как-нибудь за пару недель», а проектный план по публичной оферте — с прогоном и формальной приёмкой.
Интервью о ваших процессах, сбор материалов и доступов. Вы рассказываете — формализуем мы.
Карта агентов, контуры, регламенты, форматы. До 3 правок — пока не совпадёт с ожиданиями.
Агенты, интеграции, детерминированные контуры, расписания — по согласованному ТЗ.
Память агентов, базы, шаблоны документов, правила — всё под вашу специфику.
Каждый сценарий ТЗ прогоняется на реальных данных по чек-листу приёмки — до показа вам.
Демонстрация, до 2 правок, обучение работе с агентом — и система уходит в бой.
Подставьте свои цифры — получите консервативную оценку. Это ориентир для решения, а не оферта.
Настройка «под ключ» входит в тариф «Про». Пришлите свой регламент подотчёта — или просто расскажите правила словами, — остальное настроим мы.
Получить реализацию за 14 990 ₽/годНет. Система работает с чеками, которые ей присылают, и со своим реестром — доступа к банку, картам и проведению выплат у неё нет и не может появиться настройками. Даже расширение «сверка выписки по картам» работает на выгрузке, которую вы даёте на чтение.
Да, в вашем рабочем мессенджере — и это самая лёгкая часть: сфотографировать чек и отправить. Ответ приходит сразу: принято, столько-то, такая статья, остаток такой. Заполнять руками ничего не нужно, поэтому чеки перестают копиться в кармане.
Это типичная стартовая точка. На внедрении мы вытаскиваем правила, которые вы и так применяете («на гостиницу столько, такси только при ранних рейсах, отчёт в течение трёх дней»), оформляем их таблицей лимитов и согласуем. Побочный эффект — у вас впервые появляется писаный регламент.
Он честно помечается как нераспознанный, и агент переспрашивает сотрудника про конкретное поле. В реестр не попадает ничего додуманного: если сумма не видна — она не станет «примерно такой», она будет запрошена.
Нет. Бухгалтер отвечает за учёт и отчётность, агент — за сбор, проверку и подготовку данных. Обычно эффект в том, что бухгалтер перестаёт быть коллектором чеков и получает готовый пакет, а не мешок бумаг за три дня до закрытия.
Платёжный календарь, прогноз кассовых разрывов, план-факт, контроль дебиторки и управленческая отчётность.
Сбор факта продаж и смен, расчёт премий по вашим схемам, ведомость на утверждение, расчётные листки и календарь выплат.
Реестр регулярных платежей, сверка списаний с выпиской, окна отказа от автопролонгации и сигналы о росте цен при продлении.