Карточка на каждую единицу с серийным номером и историей владельцев, акты выдачи и возврата, обходной лист при увольнении и инвентаризация по графику — техника перестаёт растворяться между отделами и уходить из компании вместе с людьми.
Имущество живёт не в памяти завхоза и не в переписке, а в реестре — и само напоминает о себе.
Сколько единиц и в каких статусах: у людей, на складе, в ремонте, к списанию. Отдельной строкой — то, что числится за уволенными и за теми, кто перешёл в другой отдел.
Новому сотруднику нужен ноутбук — агент подбирает свободную единицу из реестра, готовит акт выдачи и переводит карточку в статус «выдан». Возврат закрывается тем же порядком, с фиксацией состояния вещи.
Гарантии, плановое обслуживание, поверки и продление лицензий на технику — обратный календарь с запасом на подготовку. Ремонты пишутся в карточку: видно, какая единица ломается третий раз.
Кабинет, склад или отдел проверяется по списку из реестра: сверка идёт по серийникам, а не по названиям моделей. Расхождения выносятся списком — «нашлось лишнее» отдельно от «не нашлось».
В день, когда сотрудник уходит, агент уже знает весь список за ним: техника, ключи, SIM, инструмент. Лист уходит руководителю до последнего рабочего дня, а не всплывает через месяц на инвентаризации.
Что выдано и возвращено, что зависло в ремонте, где расхождения после сверок, какие сроки на горизонте. А любой вопрос между срезами — просто пишите ему: «где ноутбук A-0142?».
Четыре роли закрывают жизненный цикл вещи: завели, выдали, обслужили, вернули и проверили.
Единая точка входа по имуществу: отвечает, где что и за кем, ставит задачи остальным и приходит с предупреждениями сам. Знает вашу специфику: что считается учётной единицей, что выдаётся под подпись, а что — расходник.
Ведёт карточку на каждый экземпляр: серийник, инвентарный номер, дата и цена покупки, текущий владелец, вся история перемещений.
Готовит акты выдачи и возврата, собирает обходные листы при увольнении и переводе, фиксирует состояние вещи на входе и выходе.
Держит сроки гарантии, обслуживания и поверок, ведёт историю ремонтов по каждой единице и подсказывает, что дешевле заменить, чем чинить дальше.
Проводит сверки по графику участок за участком, сводит расхождения и доводит каждое до объяснения или до решения о списании.
Имущество теряется не потому, что его крадут, а потому, что никто не знает, где оно. За это здесь отвечает механика, а не чья-то память.
В реестре живёт не «три ноутбука такой-то модели», а три карточки с серийными номерами и своей историей владельцев, ремонтов и перемещений. Вопрос «где именно этот» получает ответ, а не диапазон вариантов.
На складе → выдан → в ремонте → возвращён → списан: переходы описаны как автомат, каждый пишет в историю кто, когда и по какому документу. Одна вещь не может оказаться выдана двум людям сразу. Именно здесь ломается самодельный бот на промптах — он пересказывает переписку и на один и тот же вопрос в понедельник и в среду отвечает по-разному.
Остаточная стоимость по вашей норме амортизации, стоимость парка по подразделениям, накопленные затраты на ремонт конкретной единицы — всё считается кодом по формулам, а не прикидывается моделью. Итог по реестру сходится с суммой карточек до копейки.
Документ выдачи и возврата собирается из полей карточки по вашему шаблону, факт подписания фиксируется в истории. Обходной лист при увольнении не составляется заново — он уже есть как выборка «что числится за человеком».
Ключ карточки — серийный или инвентарный номер, поэтому повторный ввод той же вещи из накладной, чека и письма схлопывается в одну запись. Похожие позиции без номера выносятся на ваше подтверждение, а не множатся тихо.
Агент видит, что единица трижды была в ремонте и дешевле её заменить, и готовит обоснование — но списать, купить или удержать стоимость из зарплаты не может архитектурно. Доступы к учётной системе выдаются только на чтение.
Инженерный подход — проектировать отказы заранее, а не разбирать их постфактум. Нештатные сценарии этой системы и её реакции:
На вещи нет серийника или он не читается
Присваивается внутренний инвентарный номер, карточка помечается «номер производителя отсутствует» — система не подставляет похожий номер из соседней строки.
Сотрудник уволился и не вернул технику
Обходной лист остаётся открытым и эскалируется руководителю, единица не переходит в «свободные»: она числится за человеком, пока факт возврата не подтверждён актом.
Закупка пришла одной строкой «оргтехника, 340 тыс.»
Карточки по такой строке молча не создаются — агент выносит её на уточнение состава и до ответа держит в очереди необработанного.
Перезапуск системы
Реестр, история перемещений, акты и ведомости инвентаризаций персистентны — восстановление без потери единой записи.
Три типовых ответа: точечный вопрос, увольнение и сверка.
Базовая комплектация полностью покрывается услугой «под ключ» тарифа «Про». Расширения обсуждаем отдельно после запуска.
Права «не может» — не ограничения тарифа, а архитектурные границы безопасности. Они не отключаются ни настройкой, ни просьбой.
Не «сделаем как-нибудь за пару недель», а проектный план по публичной оферте — с прогоном и формальной приёмкой.
Интервью о ваших процессах, сбор материалов и доступов. Вы рассказываете — формализуем мы.
Карта агентов, контуры, регламенты, форматы. До 3 правок — пока не совпадёт с ожиданиями.
Агенты, интеграции, детерминированные контуры, расписания — по согласованному ТЗ.
Память агентов, базы, шаблоны документов, правила — всё под вашу специфику.
Каждый сценарий ТЗ прогоняется на реальных данных по чек-листу приёмки — до показа вам.
Демонстрация, до 2 правок, обучение работе с агентом — и система уходит в бой.
Подставьте свои цифры — получите консервативную оценку. Это ориентир для решения, а не оферта.
Настройка «под ключ» входит в тариф «Про». Пришлите любой текущий список техники — хоть таблицу, хоть накладные, — реестр и шаблоны актов соберём мы.
Получить реализацию за 14 990 ₽/годНет. Реестр наполняется из того, что вы передаёте: выгрузка, накладные, таблица. Если подключаем учётную систему — только на чтение, писать в неё агент не может. Из кадровых данных нужен минимум: кто работает и в каком подразделении. Всё хранится в вашем изолированном контейнере.
Календарь сроков ведёт обязательства компании перед государством и регуляторами, автопарк — машины с их специфическими документами. Здесь единица учёта другая: вещь у конкретного человека — ноутбук, телефон, инструмент, ключ. Проекты стыкуются: обязательные поверки отдаются календарю, машины остаются в автопарке.
Это типичная стартовая точка. На внедрении мы переносим таблицу как есть, размечаем спорные строки и закрываем их первой инвентаризацией — дальше реестр поддерживается сам, потому что каждая выдача и возврат проходят через акт.
Нет, и это архитектурная граница, а не настройка. Агент фиксирует факт невозврата, показывает историю и готовит документы — решение об удержании или взыскании принимает работодатель в порядке, установленном законом.
Порог вы задаёте на внедрении: обычно по стоимости и по тому, выдаётся ли вещь под подпись. Расходники учитываются количеством на складе, а не карточками, — иначе реестр умирает под собственным весом за месяц.
План адаптации по дням, материалы и проверки усвоения, чек-лист доступов, чек-поинты руководителю и сигнал «новичок буксует».
Реестр обязательных сроков компании: лицензии, поверки, СОУТ, медосмотры, страховки и продления. Напоминания ответственным с эскалацией и журнал исполненного с подтверждениями.
Реестр машин и документов, напоминания о сроках ОСАГО, ТО и тахографов, сверка штрафов, контроль расхода топлива и путевые листы.