Регламенты, инструкции и негласное «как у нас принято» собираются в один живой свод. Сотрудник спрашивает — получает ответ за минуту со ссылкой на конкретный пункт и его редакцию, а не пересказ по памяти.
Свод перестаёт быть папкой, которую открывают раз в год, и становится процессом.
Какие редакции вступили в силу, что отменено, у каких разделов пересмотр на этой неделе. Движение свода видно ежедневно, а не обнаруживается при проверке.
«Можно ли дать скидку», «как оформить возврат», «кто согласует расход» — ответ за минуту со ссылкой на пункт, редакцию и владельца. Если в своде ответа нет, так и говорится, а вопрос уходит в очередь на дописывание.
Договорённости из переписки и планёрок, которые меняют порядок работы, оформляются черновиками пунктов: какой раздел правят, что было, что стало, с кем согласовать.
Просроченные пересмотры, ссылки на отменённые документы, противоречия между соседними регламентами. Устаревание перестаёт быть тихим.
О чём спрашивали чаще всего, на какие вопросы в своде ответа нет, что просрочено и у кого. И короткий список: три пункта, которые стоит написать первыми.
Свод ведут пятеро: один держит структуру, один хранит редакции, один отвечает, один пишет, один во всём сомневается.
Держит структуру свода целиком: какие процессы описаны, кто владелец каждого раздела, как разделы связаны между собой. Знает вашу специфику — направления, роли, порядок согласований.
Ведёт реестр документов: редакция, дата вступления, владелец, дата следующего пересмотра. Хранит прошлые редакции — «как было до июня» восстанавливается за секунды.
Отвечает на внутренние вопросы строго по своду, со ссылкой на пункт. Ведёт лог вопросов — именно он показывает, где в своде дыры.
Превращает решения, переписку и устные договорённости в черновики пунктов на языке регламента. Пишет предложение — утверждает владелец.
Ищет просроченное, отменённое и противоречивое. Сравнивает соседние регламенты между собой и поднимает конфликты до того, как по ним начнут работать.
Главный риск базы знаний — уверенный ответ по отменённой редакции. Вся архитектура построена вокруг того, чтобы это стало невозможным.
Каждый ответ собирается из найденных фрагментов свода и обязан назвать пункт, редакцию и владельца. Нет пункта — система отвечает «в своде этого нет» и заводит вопрос в очередь. Бот, которому просто «загрузили документы» в промпт, так не может: он отвечает по памяти, смешивает редакции и звучит одинаково уверенно и когда прав, и когда цитирует отменённое.
У каждого документа есть редакция, дата вступления, владелец и дата следующего пересмотра. Прошлые редакции не стираются: при смене виден дифф «что было / что стало», а у вопроса «по каким правилам мы работали в марте» появляется точный ответ.
Сроки пересмотра, ссылки на отменённые документы и разделы без владельца ищет скрипт по реестру, а не модель «на глазок». Устаревший раздел помечается прямо в ответе, а не только в отчёте, — сотрудник видит предупреждение в тот момент, когда собирается действовать.
Код отбирает из потока переписки и входящих документов только то, что похоже на изменение порядка работы, — по авторам, адресатам и формулировкам. Разбирает и формулирует модель, но лишь избранное: свод не засоряется каждым сообщением в рабочем чате.
Каждый вопрос, на который в своде не нашлось пункта, попадает в лог с частотой повторов. Семь одинаковых вопросов за месяц — это не семь неудач, а сформулированный приоритет: вот раздел, который надо написать первым.
Агент готовит черновик и показывает дифф, но публикация новой редакции — действие владельца раздела. Архитектурно у системы нет права переписать регламент, по которому завтра будет работать компания.
Инженерный подход — проектировать отказы заранее, а не разбирать их постфактум. Нештатные сценарии этой системы и её реакции:
Документ пришёл сканом или в нечитаемом виде
Помечается «не разобран» и в свод не попадает; в недельном срезе — список непрочитанного. Система не пересказывает документ, который не смогла прочитать.
Два регламента противоречат друг другу
Конфликт не разрешается автоматически: ответ выдаётся с обоими пунктами и пометкой противоречия, вопрос эскалируется владельцам обоих разделов.
Владелец раздела молчит на просроченный пересмотр
Эскалация по лестнице: напоминание владельцу, затем руководителю. До утверждения раздел помечен «редакция просрочена» в каждом ответе, который на него ссылается.
Перезапуск системы
Свод, реестр редакций, история вопросов и журнал пересмотров персистентны — восстановление без потери единой записи.
Три типичных ответа системы — так это выглядит у сотрудника в мессенджере.
Базовая комплектация полностью покрывается услугой «под ключ» тарифа «Про». Расширения обсуждаем отдельно после запуска.
Права «не может» — не ограничения тарифа, а архитектурные границы безопасности. Они не отключаются ни настройкой, ни просьбой.
Не «сделаем как-нибудь за пару недель», а проектный план по публичной оферте — с прогоном и формальной приёмкой.
Интервью о ваших процессах, сбор материалов и доступов. Вы рассказываете — формализуем мы.
Карта агентов, контуры, регламенты, форматы. До 3 правок — пока не совпадёт с ожиданиями.
Агенты, интеграции, детерминированные контуры, расписания — по согласованному ТЗ.
Память агентов, базы, шаблоны документов, правила — всё под вашу специфику.
Каждый сценарий ТЗ прогоняется на реальных данных по чек-листу приёмки — до показа вам.
Демонстрация, до 2 правок, обучение работе с агентом — и система уходит в бой.
Подставьте свои цифры — получите консервативную оценку. Это ориентир для решения, а не оферта.
Настройка «под ключ» входит в тариф «Про». Пришлите то, что есть сейчас, — хоть папку с файлами и десяток сообщений в рабочем чате, — свод и реестр соберём мы.
Получить реализацию за 14 990 ₽/годСвод живёт в вашем изолированном контейнере, доступ к нему есть только у ваших сотрудников через ваш мессенджер. Мы не выгружаем документы на сторону и не используем их ни для чего, кроме ответов вашей команде. Доступы к исходным папкам достаточно дать на чтение — записывать в них система не должна.
Это самая частая стартовая точка, и она рабочая. Начинаем с лога вопросов: две-три недели система честно отвечает «в своде этого нет» и собирает, что реально спрашивают. Дальше пишем разделы по частоте — сначала то, что спрашивают каждую неделю, а не то, что «положено иметь».
Вы. У каждого раздела есть владелец из вашей команды, и только он утверждает редакцию. Агент собирает черновики, показывает дифф и не даёт разделу тихо устареть, но ответственность за содержание регламента остаётся внутри компании — иначе это уже не ваш регламент.
Вики и папка — хранилища: они не знают, что раздел просрочен, не замечают противоречий и не отвечают на вопрос словами. Здесь сверху добавлены три вещи: ответ со ссылкой на пункт, реестр редакций с владельцами и ежедневная ревизия. Если вики у вас уже есть, свод строится поверх неё, а не вместо.
Ответ всегда содержит ссылку на пункт — её можно проверить за пять секунд, и это главная защита. Отвечать «от себя» система права не имеет: если пункта нет, она говорит именно это. Поэтому ошибка в ответе почти всегда означает ошибку или устаревание в самом своде — и такой случай сразу становится задачей владельцу раздела.
План адаптации по дням, материалы и проверки усвоения, чек-лист доступов, чек-поинты руководителю и сигнал «новичок буксует».
Круглосуточные ответы по вашей базе знаний, решение типовых вопросов и умная эскалация сложных случаев оператору.
Реестр обязательных сроков компании: лицензии, поверки, СОУТ, медосмотры, страховки и продления. Напоминания ответственным с эскалацией и журнал исполненного с подтверждениями.